비전공자를 위한 요구사항 정의서 필수 항목 7가지와 작성 가이드

"틱톡 같은 앱, 얼마면 만드나요?", "제가 정말 괜찮은 아이디어가 있는데요…"

고객 분들과 미팅을 하다보면 이런 이야기를 많이 듣습니다. 그런데 사실 저희가 드릴 수 있는 답변은 거의 없다고 보시면 됩니다. 왜냐하면 소프트웨어는 기성품이 아니라 의뢰인의 요구에 맞춘 100% 주문 제작 서비스이기 때문이죠.

때문에 요구사항 정의서는 단순한 기능 목록이 아니에요. 개발사의 작업 범위이자 여러분이 지불할 견적의 산출 근거이며 프로젝트의 성공을 담보하는 가장 강력한 보험입니다.

명확한 정의서 없이 시작된 프로젝트는 고객과 개발사의 서로 다른 동상이몽으로 인해 산출물을 아예 못 쓰게 되거나 프로젝트 도중 초기 견적의 2~3배에 달하는 추가 비용을 발생시킬 수 있어요. 이런 불상사가 없으려면 요구사항 정의서를 구체적으로 정리하는 게 필요하겠죠.

그런데 요구사항 정의서가 중요한 건 알겠는데 어떻게 써야 프로젝트가 문제 없이 정상적으로 운영될 수 있을지 막막하시다면, 이번 콘텐츠를 통해 추상적인 아이디어를 구체화된 언어로써 요구사항 정의서에 녹여내는 방법을 알려드리겠습니다.

1. IT 외주에서 요구사항 정의서가 절대적인 기준이 되는 이유는 무엇일까요?

요구사항 정의서는 외주 개발에서 작업 범위와 비용, 책임을 확정하는 기준 문서입니다. 이 문서가 명확하지 않으면 일정과 견적 산출 자체가 불가능하며 정의서가 구체적일수록 의뢰인과 개발사가 동일한 목표를 바라보게 되어 분쟁 확률을 90% 이상 낮출 수 있어요.

① 현실적인 견적의 토대

개발사는 기획서를 보고 투입될 인력과 시간(Man-month)을 계산합니다. 요구사항이 모호하면 개발사는 리스크 비용을 얹어 높은 견적을 부르거나 반대로 낮은 견적을 제시한 후 프로젝트 도중에 추가 비용을 요구할 수 있습니다.

👉 맨먼스(Man-month)의 정의와 방식이 궁금하다면?

② 리스크 방지

구체화된 요구사항 정의서는 추후 발생할 수 있는 리스크를 사전에 방지하는 역할을 합니다. 단순한 게시판이라는 말 한마디에도 의뢰인과 개발자가 떠올리는 기능은 천차만별입니다. 요구사항을 문서화하는 과정은 머릿속 추상적인 이미지를 누구나 이해할 수 있는 설계도로 끄집어내는 과정이에요.

③ 합의의 기준점

요구사항 정의서는 개발 도중 논쟁이 발생했을 때 유일하게 시시비비를 가려줄 수 있는 역할을 수행합니다. 개발사와 분쟁이 생길 경우를 대비해 꼭 구체적으로 작성하시길 바랍니다.

[요구사항 정의서가 프로젝트에 미치는 영향]

👉 IT 외주 개발 전 꼭 확인해야 할 업체 선정 기준 5가지 확인하러 가기

2. 요구사항을 정의하기 전, 왜 비즈니스 문제를 먼저 파악해야 할까요?

요구사항을 정의하기 전에 비즈니스 목표를 먼저 정의해둬야 불필요한 기능 개발 없이 핵심 기능 개발에 집중할 수 있습니다. 만약 해결책(기능)을 먼저 고민하면 비즈니스 목표와 상관없는 불필요한 기능에 예산을 낭비하게 될 수 있어요. 근본 원인 분석을 통해 이 작업을 왜 하는가라는 본질적 질문에 답할 수 있어야 프로젝트 전체의 효율과 성공률을 높일 수 있습니다.

2-1. 5-Whys 기법 활용

5-Whys는 단순히 결제 페이지가 필요하다가 아니라 왜 결제가 필요한가, 왜 이 결제 수단인가를 5번 질문하여 가장 가성비 좋은 해결책을 찾는 방식을 말합니다. 예를 들어 고객이 불만을 느끼는 현상을 정의하고 왜라는 질문을 반복하며 원인을 추적하는 거예요. 조치 가능한 궁극적인 근본 원인에 도달할 때까지 탐색을 계속해야 합니다.

5-Whys를 하는 가장 대표적인 방법으로 피시본(Fishbone) 다이어그램에 원인들을 배치하여 시각화한 뒤 조치 가능한 근본 원인을 찾아 해결책과 연결하는 방식이 있습니다. 물고기의 머리엔 문제를 배치하고 물고기의 등뼈에서 나오는 대각선에 가장 높은 수준의 원인을 배치합니다. 각 대각선의 짧은 수평선에는 앞서 찾은 원인에 기여하는 하위 원인을 추가하면 됩니다.

📌 5-Whys 기법 활용 예시

1. 현상(문제): 사용자가 결제를 중간에 포기해요.
2. 왜? (1차): 결제 과정이 너무 복잡해서요.
3. 왜? (2차): 회원가입을 꼭 해야만 결제가 가능해서요.
4. 왜? (3차): 비회원 주문 기능을 기획 단계에서 고려하지 않았어요.
5. 결과: 복잡한 UI 수정 대신 비회원 결제 기능 하나를 추가하여 개발비 대비 매출을 극대화함.

3. IT 프로젝트 실패를 막는 요구사항 정의서에는 무엇이 포함 될까요?

요구사항 정의서에는 비즈니스 목표부터 검증 기준까지 총 7가지 핵심 요소가 반드시 포함되어야 합니다. 이 계층 구조를 누락 없이 작성하는 것만으로도 재작업 리스크를 원천 차단할 수 있습니다. 실제로 그릿지가 진행한 700여 건의 프로젝트 데이터를 통해 요구사항 명세 단계에서 불확실성을 줄였을 때, 구현 단계에서의 위험이 현저히 낮아지는 것을 확인할 수 있었습니다.

3-1. 요구사항의 계층 구조

단순히 기능을 나열하는 것이 아니라 왜 하는가(비즈니스)에서 무엇을 하는가(해결책)로 파생되는 논리적 연결이 필요합니다. 예를 들어 회원 가입률을 높이기 위해(비즈니스 목표) → 사용자가 간편하게 가입할 수 있도록(사용자 요구) → 카카오/구글 소셜 로그인을 구현한다(기능 요구사항)처럼 연결되어야 해요.

3-2. 핵심 구성 요소

요구사항 정의서에는 조직의 목표를 정의하는 비즈니스 요구사항, 사용자가 달성하려는 목표인 사용자 요구사항, 그리고 제품이 갖춰야 할 기능적/비기능적, 제약 사항, 예외 케이스, 검증 기준의 7가지 항목을 포함해야 합니다.

① 비즈니스 요구사항 (목표/비전)

비즈니스 요구사항은 왜 이 프로젝트를 하는가에 대한 목표와 비전을 담은 답입니다. 매출 20% 증대, 고객 이탈률 10% 감소처럼 측정 가능한 목표로 작성해야 해요. 이게 없으면 개발팀이 방향을 잃고 헤매게 됩니다.

② 사용자 요구사항 (사용자별 과업)

사용자 요구사항은 각 사용자 그룹이 무엇을 달성하려고 하는지를 명시하는 것을 말합니다. 일반 회원은 빠른 결제를, 관리자는 주문 조회를 원하는 식으로 사용자별로 정리할 수 있어요.

③ 기능적 요구사항 (시스템 동작)

기능적 요구사항은 시스템이 어떻게 동작할지를 구체적으로 적는 것을 말합니다. 로그인 버튼을 누르면 카카오 인증 팝업이 뜨고, 인증 성공 시 메인 페이지로 이동한다처럼 단계별로 작성해야 해요.

④ 비기능적 요구사항 (성능/보안/품질)

비기능적 요구사항은 성능, 보안, 안정성과 같은 품질 속성입니다. 동시 접속자 1만 명 시 응답 속도 2초 이내, 개인정보는 AES-256 암호화처럼 수치로 명시해야 합니다. 이게 빠지면 개발 후반에 성능 문제로 전체를 뜯어고치는 경우가 많아요.

⑤ 제약 사항 (기술/예산/법규)

제약 사항은 프로젝트의 한계를 기술, 예산, 법규 기준으로 미리 정의하는 것을 말합니다. 기술 스택은 React로 제한, 예산은 3천만 원 이내, 개인정보보호법 준수처럼 구체적으로 적어야 나중에 분쟁이 없습니다.

⑥ 예외 케이스 (Edge Case)

예외 케이스는 흔하지 않지만 반드시 처리해야 하는 상황을 의미합니다. 결제 중 네트워크가 끊기면, 동일한 이메일로 중복 가입을 시도하면 같은 상황별 대응 방법을 정리하세요. 이게 빠지면 실사용 단계에서 오류가 속출할 수 있습니다.

⑦ 검증 기준 (완료 조건)

검증 기준은 각 기능이 완료되었다고 판단하는 기준입니다. 로그인 성공률 99% 이상, 모바일 반응형 테스트 통과처럼 객관적으로 측정 가능한 기준을 세워야 개발자와 의견 충돌이 없습니다.

[요구사항 정의서 필수 요소 7가지]

4.논리적인 요구사항 정의서를 작성하는 방법은 무엇인가요?

요구사항 정의서에 포함되어야 할 핵심 요소들을 알아봤으니, 이제 작성 단계에 들어가야겠죠. 개발 지식이 없어도 괜찮습니다. 다음의 4단계를 거치면 비전공자라도 논리적인 요구사항 정의서를 작성할 수 있을 거예요.

요구사항을 정리하는 과정은 도출(수집), 분석(평가), 명세(기록), 검증(확인)의 네 가지 활동이 반복적으로 순환하며 불확실성을 줄여가는 프로세스로 이루어져있습니다. 단순한 수집을 넘어 위험 요소를 평가하고, 타인에게 전달 가능한 형태로 만든 뒤, 이해관계자의 요구를 충족하는지 확인해야 하는 것인데요. 이는 한 번에 끝나는 것이 아니라 새로운 아이디어나 변화하는 비즈니스 현실에 맞춰 점진적이고 반복적으로 이루어지는 협업 과정에 가깝습니다.

[요구사항 정의서 작성 4단계]

5. IT 프로젝트의 성패를 가르는 흔한 실수는 무엇인가요?

요구사항 정의서 작성 시 IT 프로젝트를 실패 확률을 높이는 가장 흔한 실수는 모호한 표현 사용, 비기능적 요구사항(성능/보안) 누락, 예외 케이스를 무시하는 것 등이 있습니다. 이는 프로젝트 후반부의 재작업 양을 늘려 생산성을 저하시키는 주범이에요.

5-1. 요구사항 정의서의 완성도를 높이는 추가 체크 포인트

① 모호함의 제거

요구사항 정의서에는 예쁘게나 빠르게 같은 형용사 대신 수치나 구체적인 동작을 명시해야 개발자와의 간극을 줄일 수 있습니다. 예를 들면 빠르게가 아니라 페이지 로딩 속도 3초 이내라고 구체적으로 적어야 하는 거죠.

② 품질 기준 설정

요구사항 정의서 작성시 품질 관련 기준 설정을 개발 후반이 아닌 초반에 진행하여 재작업 양을 최소화하는 것이 개발 생산성을 높이는 가장 강력한 방법입니다. 개발 후에만 테스트를 하는 게 아니라 기획 단계부터 구체적인 검증 기준을 세우세요.

③ 예외 케이스(Edge Case)의 구체화

요구사항 정의서를 작성할 때는 정상적인 흐름뿐만 아니라 발생 가능한 모든 오류와 예외 상황을 미리 정의하는 것이 필요합니다. 요구사항을 탐색하여 불확실성을 줄이는 과정은 초기에는 느리게 느껴질 수 있으나 프로젝트 전체의 재작업 양을 최소화하여 생산성과 속도를 높이는 가장 확실한 투자예요.

• 'What-if' 사고방식: "만약 사용자가 잘못된 값을 입력한다면?", "결제 도중 네트워크가 끊긴다면?"과 같은 가상의 시나리오를 끝까지 추적해야 합니다.
• 경계값 분석: 입력 가능한 데이터의 최소/최대치, 혹은 데이터가 없는 상태(Null)일 때 시스템이 어떻게 반응해야 하는지 명시하세요.
• 권한 및 보안 처리: 권한이 없는 사용자가 URL로 직접 접속하거나, 로그인이 만료되었을 때의 처리 방식을 정의하여 보안 리스크를 사전에 차단하십시오.

지금까지 그릿지가 진행한 프로젝트들을 돌아보면 분석 단계에서 이러한 세부 사항과 상호 연결성을 충분히 정리한 프로젝트는 그렇지 않은 경우보다 구현 단계의 위험이 현저히 낮아졌습니다. 설마 이런 일이 일어나겠어 하고 생각하는 지점이 바로 재작업을 만드는 일이 될 수 있으니 요구사항 명세 단계에서 이를 다른 사람에게 전달 가능한 형태로 정확히 기록하는 것이 필요해요.

오늘은 요구사항 정의서와 작성하는 방법을 알아보았는데요. 왜 요구사항 정의서가 성공하는 프로젝트의 필수적인 요건인지, 그리고 어떻게 작성해야 하는지 이해가 되셨나요? 요구사항 정의서 외에도 프로젝트를 성공시키기 위해 어떤 요소가 필요한지 궁금하시다면 아래 콘텐츠를 확인해보시는 것도 추천드립니다. 프로젝트의 완성도를 더욱 높이실 수 있을 거예요!

👉 요구사항 정의서 외 성공하는 프로젝트의 공통 조건 확인하러 가기

FAQ

Q1. 요구사항 정의서는 프로젝트 시작 시점에 모두 완성되어야 하나요?

요구사항 정의서는 프로젝트 시작 시점에 모두 완성될 필요는 없습니다. 다만 초기 비즈니스 목표와 핵심 기능에 대한 정의는 명확해야 합니다.

Q2. 비전공자도 전문 용어(Man-month 등)를 알아야 하나요?

비전공자가 전문 용어를 완벽하게 알아야 할 필요는 없습니다. 기술 용어보다 중요한 것은 서비스의 동작과 제약 사항을 명확히 전달하는 것이에요.

Q3. 기획 단계가 길어지면 프로젝트가 지연되는 것 아닌가요?

요구사항을 구체화하는 것은 불확실성을 줄여주기 때문에 프로젝트의 속도를 높이는 데 기여합니다. 초기에는 시간을 쓰는 것처럼 느껴질 수 있지만 결국 재작업을 줄여 프로젝트 전체 시간을 절약할 수 있어요.

Q4. 요구사항 정의서 없이 개발을 시작하면 어떤 문제가 생기나요?

요구사항 정의서가 없이 개발을 할 경우 개발 중간에 서로 다른 기대치가 드러나면서 재작업이 반복됩니다. 요구사항 정의서는 추가 비용과 일정 지연을 막는 가장 확실한 방법입니다.

Q5. 외주 개발사가 요구사항 정의서를 요청하지 않으면요?

전문적인 개발사라면 반드시 요구사항을 먼저 확인합니다. 요구사항 없이 바로 개발에 착수하겠다는 업체는 나중에 추가 비용을 요구하거나 품질이 낮을 가능성이 높습니다.

Q6. 요구사항 정의서 작성에 얼마나 시간을 투자해야 하나요?

프로젝트 규모에 따라 다르지만 일반적으로 요구사항 정의서 작성은 전체 개발 기간의 15-20% 정도를 기획에 할애하는 것이 적절합니다. 3개월 프로젝트라면 2-3주 정도 기획에 투자하세요.

👉 기획을 더 촘촘히 하고 싶다면 RFP 단계부터 지원 해드리는 그릿지에 문의 주세요!

참고 문헌

-칼 위거스, 『소프트웨어 요구사항의 정수』(2024)